Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отдел закупок: цели, функции, оценка и мотивация». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Доверив специалистам управление торговым ассортиментом и товарными потоками, руководство определяет необходимые полномочия и зоны их ответственности, что должно быть зафиксировано в должностных инструкциях и в системе мотивации закупщиков.
Специалист по закупкам: должностные обязанности и должностная инструкция
На основе закона о закупках в каждой организации разрабатывается должностная инструкция, которая определяет обязанности специалиста по закупкам.
Всероссийский учебно-методический центр «Аукцион Консалтинг» организует курсы, на которых рассматриваются все тонкости составления должностной инструкции в зависимости от специфики компании. «Аукцион Консалтинг» предлагает очную, заочную форму обучения, вебинары, семинары с выездом лектора в организацию заказчика.
Также обучающий центр предоставляет услугу по разработке должностной инструкции в соответствии с Федеральным законом № 44 и №223. В короткий срок Вы получите качественно подготовленные документы в полном согласии с действующим законодательством и требованиями профстандартов.
Что нужно знать / изучать
Их компетенции достаточно широки, поэтому ему необходимы самые разные знания:
-
Менеджмент. В этой профессии весьма пригодятся знания в области организации труда. По этой причине данная дисциплина будет весьма полезна и обязательна к изучению. Достаточно получить о менеджмент представление в общем виде, но некоторым направлениям уделить более пристальное внимание. К примеру, это управление проектами, как наиболее близкая к реалиям профессии область менеджмента.
-
Логистика и товароведение. Два этих предмета также необходимы специалисту, причём используются они обычно сообща. Вам потребуются хорошее знание логистических процессов, организации соответствующих цепочек и системе в целом. Кроме того, надо разбираться в товароведение. Нужно чёткое понимание в систематизации и классификации разных категорий товаров. Также необходимо иметь представление о формировании их стоимости и некоторых других вопросах.
-
Юриспруденция. При работе в этой сфере вам потребуется и знание гражданского/коммерческого права. Вам надо разбираться в том, как регулируются вопросы купли-продажи для бизнеса и правилах ведения соответствующей документации. Подобный специалист должен обладать умением работать с договорами и многими иными документами, связанными с вашей работой.
-
Психология. Профессия во многом завязана на коммуникациях и взаимодействии с другими людьми. Базовая подготовка в этом направлении не является обязательной, но будет весьма полезной. В частности, это относится к психологии делового общения и ведению переговоров. Понимание таких тем, значительно повышает успешность специалиста и его профессионализм.
-
ПО. Не обходится эта специальность и без применения современных цифровых средств. Такой специалист должен быть уверенным пользователем ПК и офисного пакета программ. При этом надо уметь использовать различные мессенджеры и некоторые продукты 1С. Да и вполне полезны будут навыки обращения с системами управления проектами и CRM.
Модели организации закупочной деятельности
Работа отдела закупок оказывает влияние на всю деятельность компании: на продажи, эффективное использование оборотных средств, удовлетворенность потребителей ценами и ассортиментом, наполненность складов и эффективность внутренней цепи поставок. Она связана с работой сотрудников практически всех отделов — от бухгалтерии до транспортной службы. В связи с этим необходимо тщательно продумать организационные аспекты закупочной логистики.
Наиболее сложные модели организации закупочной деятельности характерны для крупных сетей магазинов. Анализ отечественного и зарубежного опыта дает возможность выделить следующие модели закупочной логистики торговых сетей.
Оценка и мотивация менеджера по закупкам
Важным аспектом организации работы менеджера по закупкам является разработка и реализация системы мотивации его труда. В ходе разработки компания определяет, какие показатели будут влиять на зарплату менеджеров по закупкам, устанавливает количественные показатели и механизмы расчета заработной платы на основе принятых показателей. После этого компания должна довести свою политику в области оплаты труда до закупщиков и ввести в действие систему мотивации.
Мотивация закупщика должна вытекать из его функциональных обязанностей и полномочий. Система мотивации менеджера по закупкам, как правило, базируется на следующих показателях:
- выполнение плана закупок;
- динамика уровня цен на закупленные товары;
- оборачиваемость закупленных товаров;
- процент выполнения заявок на закупку товаров.
В зависимости от специфики бизнеса к перечисленным выше можно добавить следующие показатели: процент брака в поставляемой продукции, процент не полностью выполненных заявок на ресурсы, процент рекламаций и т. п.
Все показатели системы мотивации закупщика должны быть связаны с теми результатами закупочной деятельности, на которые он реально может влиять (т. е. которые зависят именно от его работы).
Кроме того, эти показатели должны быть важными для конкретного предприятия (например, снижение поступления брака, рост оборачиваемости запасов). Как показывает практика, оклад менеджера по закупкам составляет не менее 50% от общего вознаграждения. Премиальная часть рассчитывается по установленным заранее показателям оценки работы.
В табллице ниже приведены показатели оценки менеджера по закупкам розничной торговой компании (44 — Бузукова Е. Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице. С. 218–219).
Важным показателем оценки менеджера по закупкам является соблюдение им профессиональных этических норм.
Профессиональная этика закупщиков включает такие аспекты взаимоотношений с поставщиками, как:
- соблюдение интересов своей компании;
- конфиденциальность информации;
- честная конкуренция;
- отношение к деловым подаркам от поставщиков.
Квалификационные требования
Закупочная деятельность в разных организациях различна: одни фирмы регулярно покупают сложные технические приспособления, сотрудничают с иностранными поставщиками и заключают международные договоры, а другим нужна только канцелярия и изредка новые компьютеры. Соответственно, и требования к специалисту, который обеспечивает процесс приобретения, будут различными у разных компаний: с приобретением бумаги для офиса справится и секретарь, а для томографа потребуется узкий специалист.
Общие требования, которые часто предъявляются, следующие:
- высшее образование экономическое или в сфере менеджмента или маркетинга;
- знание основ договорного права и документооборота;
- знание делового этикета, как письменного, так и устного, умение вести переговоры, добиваться выгодных предложений и разрешать конфликты;
- знание основ ценообразования;
- базовые знания бухгалтерского учета;
- аккуратность, пунктуальность, аналитический склад ума, внимательность, стрессоустойчивость, настойчивость.
Некоторые работодатели предъявляют и специальные требования:
- знания определенного иностранного языка, если компания приобретает товары у зарубежных поставщиков;
- специфическое профильное образование, например, компании — поставщику медоборудования необходим менеджер с медицинским образованием;
- опыт работы в сфере приобретения определенных товаров, знание специфики определенного рынка.
Управление закупками на предприятии
Управление закупками на предприятии регулирует поток товаров и услуг и обрабатывает все данные, связанные с общением с поставщиками. Для достижения результатов необходимо знание цепочки поставок, коммерческого и налогового прав, порядка выставления счетов, порядка формирования запасов, а также знание вопросов транспортировки и логистики. Помимо хорошего знания приобретаемых товаров и услуг, специалисты по закупкам также должны уметь планировать, осуществлять и контролировать стратегии закупок, все эти должностные обязанности помогут их предприятиям стать более прибыльными.
Поиск надежных поставщиков является важной частью управления закупками. Руководители, агенты и специалисты по закупкам обычно узнают о новых товарах и услугах из Интернета, а также на выставках и конференциях. По возможности они встречаются с потенциальными поставщиками на их заводах. Знание иностранных языков может быть полезным при поиске поставщиков заграницей. Специалисты, работающие в этой отрасли, всегда должны оценивать потенциальных поставщиков с точки зрения их способности поставить качественный товар по приемлемой цене и точно в срок.
Взаимодействие специалиста по закупкам с другими отделами
Специалисты по закупкам могут работать совместно с рекламным отделом над рекламной кампанией продуктов, которые они закупают. Важной частью этой работы является дальнейший контроль, так как их ответственность не заканчивается в момент покупки товара. Например, специалисты должны контролировать то, что товары, которые они закупили, расставлены так, чтобы привлечь покупателя. В этом случае может быть полезен контроль по статистике – анализ неслучайного отсутствия спроса и инструменты планограммирования.
Специалисты по закупкам должны отслеживать как потребности клиентов в новых товарах, так и то, как хорошо они распродаются, сколько их нужно закупить, чтобы не было дефицита и хватило места для хранения на складе. При этом необходимо учитывать финансовые возможности компании. Для этого важно наладить взаимодействие с другими подразделениями компании.
Должностная инструкция менеджера по снабжению: особенности
По форме и структуре должностная инструкция менеджера по снабжению идентична должностной инструкции специалиста по закупкам. Однако, несмотря на то, что две эти должности очень схожи, нужно учитывать существующие различия. Особенно это актуально для больших организаций, где штатными расписаниями предусмотрены должности и специалиста по закупкам, и менеджера по снабжению.
В связи с этим при работе над должностными инструкциями необходимо серьезно подойти к определению критериев для отбора кандидатов на должность, а также к отграничению должностных обязанностей одного специалиста (по закупкам) от другого (по снабжению).
Как уже упоминалось, принято считать, что должность специалиста по закупкам стоит выше в ранге должностей, чем должность менеджера по снабжению. Косвенно это подтверждается еще и тем, что в объявлениях о найме средняя заплата специалиста по закупкам выше, чем зарплата менеджера по снабжению. Поэтому и требования к кандидату на должность специалиста по закупкам могут быть более жесткими, чем к кандидатам на должность менеджера по снабжению.
Что касается должностных обязанностей, то четкое разграничение их между двумя специалистами позволит наладить не только эффективную работу, но и оптимальное взаимоотношение между двумя штатными единицами.
Автоматизация отдела закупок
Автоматизация закупок вносит существенный вклад в построение оптимальной операционной модели предприятия.
Сегодня автоматизация закупок уже перешла из разряда рекомендаций в обязательную составляющую бизнеса, позволяющую помимо всего прочего значительно сократить сам отдел закупок, в котором примерно треть сотрудников не представляет практической ценности для компании. Более того автоматизация гарантирует прозрачность всех контрактов и транзакций, а оставшимся сотрудникам сильно поможет в работе (автоматизация контрактов, скоринг поставщиков и прочее). Если поиск поставщиков, их оценка, заполнение бумаг и прочее в вашей компании все еще осуществляется вручную, и вы по каким-то причинам боитесь отдавать это все сразу на откуп автоматизации отдела закупок, реализуйте намерение постепенно – результат все равно будет виден невооруженным взглядом.
Перечень того, какие обязанности у менеджера по закупкам будут в определенной организации, зависит от ее профиля и позиции этого менеджера. Как уже было сказано, обязанности закупщика устанавливаются его должностной инструкцией:
- своевременно отслеживать возникновение потребности в том или ином товаре у фирмы, собирать заявки на приобретение необходимого с других служб, формировать перечень потребностей;
- анализировать рынок, находить наиболее выгодные предложения;
- проводить переговоры с поставщиками;
- готовить необходимые документы для поставок: договоры, заказы контрагентам, документы по приемке товаров;
- организовывать и участвовать в приемке товаров;
- готовить претензии поставщикам по несоответствию товара условиям поставки и отвечать на претензии поставщиков;
- содействовать другим отделам при решении вопросов, связанных с поставками, например, во взаимодействии с юридическим отделом менеджер по работе с поставщиками ведет переговоры и деловую переписку, решает спорные ситуации;
- мониторить товарооборот в организации;
- анализировать деятельности организации, составлять отчеты и информировать руководство о состоянии закупочной деятельности в компании.
Допускается установление и более узкого перечня полномочий, например, обязанности менеджера по работе с поставщиками ограничиваются переговорами, подготовкой писем, договоров и сопутствующих документов, он не занимается анализом рынка и внутренним товарооборотом компании.
Если менеджер является профильным специалистом по приобретаемому товару, на него возлагается обязанность составления технических заданий для поставщиков. Иногда обязанности менеджера по закупкам касаются всех аспектов закупочной деятельности: он взаимодействует с государственными и таможенными органами, организует логистику, контролирует хранение товаров.
Какие обязанности возлагаются на руководителя отдела закупок
При формировании структурного подразделения на предприятии, которое будет отвечать за проведение закупок, обязательно назначается ответственное за выполнение поставленных задач лицо — руководитель отдела. Ответственное лицо приступает к своим обязанностям на основании подписанного руководством приказа.
За руководителем закрепляется ряд обязанностей, которые прописываются в должностной инструкции.Так, основная работа начальника заключается в следующем:
- организовывает работу отдела и распределяет между сотрудниками полномочия;
- предоставляет на рассмотрение руководству предложения о назначении конкретных лиц на должности в подразделении;
- выполняет контроль за проведением закупок товаров, услуг и работ в целях эффективного использования выделенных на это денежных средств;
- контролирует составление планов проведения торгов, одобряет внесение в них изменений;
- утверждает конечный план закупочных мероприятий;
- занимается организацией различного рода консультаций с исполнителями по заказу (поставщиками) и сам принимает участие в таких консультациях;
- проводит анализ конкурентной среды поставщиков с целью поиска наиболее выгодных условий для обеспечения нужд предприятия;
- организует обязательное общественное обсуждение закупки товара, работы или услуги;
- участвует в формировании требований к товарам, работам и услугам, для поставки которых организуются торги;
- рассматривает поступившие от участников торгов претензии по обжалованию результатов конкурса и подготавливает необходимую для работы с претензиями документацию;
- составляет проекты договоров для подписания с поставщиками (исполнителями).
Кроме этого, в обязанности руководителя входит организация взаимодействия подразделения с другими отделами предприятия, а также постоянный поиск наиболее выгодных решений с целью оптимизации закупочной деятельности.
Будучи закреплёнными в должностной инструкции, права специалиста в сфере закупок должны давать ему возможность:
- выходить к руководству с предложениями по совершенствованию и облегчению рабочего процесса, непосредственно связанного с выполнением должностных функций;
- повышать свою квалификацию;
- требовать от руководства обеспечения своего рабочего места всеми необходимыми организационно-техническими условиями, а также своевременного оформления документации, необходимой для выполнения специалистов своих должностных обязанностей;
- налаживать связи между подразделениями внутри и за пределами организации в интересах оперативного разрешения возникающих вопросов ходе закупочных процессов.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Важность должностной инструкции
Документ необходим любой компании, независимо от численности отдела, системы организации его работы. Инструкция используется для правильного подбора кадров, распределения обязанностей, повышения их квалификации. Вот еще несколько причин, по которым следует ее составить:
- легче найти ответственного в случае ошибки, конфликтной ситуации;
- новому работнику проще адаптироваться, если из инструкции он твердо знает, что ему нужно делать;
- инструкция ложится в основу оценки результатов деятельности отдела. На основе оценки руководитель отдела принимает решение о повышении, увольнении, премировании работника.
Документ формирует либо HR-специалист, либо начальник отдела. В небольших компаниях составлением часто занимается собственник бизнеса. Таким образом, в документе для работников отдела закупок должны быть прописаны такие данные:
- общие положения о должности – требования к профессиональной подготовке сотрудника, квалификация;
- задачи, функции и обязанности;
- права менеджера по закупкам;
- зона ответственности;
- взаимодействие с другими подразделениями или сотрудниками;
- мотивация работника, система расчета его гонорара.
Если инструкция составлена верно, и менеджеры работают в соответствии с ней, то продуктивность отдела повышается. Вот какие изменения наблюдаются в компании:
- издержки на закупки в структуре общих логистических затрат сокращаются;
- количество бракованной продукции становится меньше;
- закупки совершаются вовремя, то есть на складе всегда есть необходимое количество товаров;
- сокращается количество ситуаций, когда производство встало из-за нехватки материалов или сырья;
- число полученных и выполненных заявок растет.
Для чего нужен отдел закупок
Отдел закупок воспринимается многими предпринимателями просто как центр затрат. Считается, что это подразделение никак не влияет на итоговую прибыль фирмы. На самом деле это не так. Ведь именно ОЗ взаимодействует с поставщиками товаров или сырья и приобретает их на наиболее выгодных для фирмы условиях. Получается, что от работы отдела во многом зависит себестоимость продукции. Чем она ниже, тем больше будет разница с рыночной ценой и тем выше прибыль.
Процесс содержит в себе целый ряд условий, которые непросто соблюсти. Важно не просто найти поставщиков с самыми выгодными условиями, но и правильно сформировать перечень и объем закупок. От этого тоже зависит выручка. Ведь только при правильной работе отдела запросы клиентов будут удовлетворены.
Вот какие функции есть у отдела:
- приобретение нужного товара в необходимом количестве, исходя из потребительского спроса, сезонности и прогноза продаж в целом;
- поддержание высокой оборачиваемости товаров;
- организация доставки товаров со склада клиенту;
- взаимодействие с поставщиками, пока они отправляют и доставляют товар;
- разработка и проведение мероприятий, которые снизят долю расходов на заказ, хранение и транспортировку товаров;
- взаимодействие с другими отделами фирмы.
Описание и характеристика профессии
За все, что связано со снабжением, несет ответственность менеджер по закупкам. От правильно налаженной работы с поставщиками сегодня во многом зависит прибыль производственного предприятия или торговой компании. Эта должность есть в большинстве средних и практически во всех крупных фирмах – без нее совершенно не обойтись, менеджеры по закупкам нужны даже в ресторанах.
Именно этот сотрудник делает все необходимое, чтобы найти наиболее выгодные для компании предложения и пополняет склады качественным и недорогим сырьем и товарами, которые нужны для бесперебойной работы предприятия. Он должен разбираться в специфике деятельности таможни, вопросах права и стратегиях ценообразования, знать иностранные языки, без которых не обойтись во время переговоров с зарубежными партнерами, иметь ясное представление обо всей логистической цепочке.
От менеджера по закупкам напрямую зависит нормальная деятельность компании. Это важный для фирмы специалист, к которому предъявляются высокие требования.